Een goed open sollicitatieproces vraagt om actie

open sollicitatieproces verbeteren met analyses en advies van ervaren recruiters

Onlangs maakten we een analyse van ruim 3500 open sollicitaties in de techniek, industrie en IT voor werf-en.nl.  We keken daarbij hoe vaak die sollicitaties leidden tot een gesprek en tot een plaatsing. Daarnaast spraken we met enkele van onze recruiters over de achtergronden van succesvolle open sollicitatieprocessen. Die inzichten en concrete adviezen van onze recruiters voor open sollicitaties met meer rendement delen we hier.

Grote onderlinge verschillen tussen bedrijven

Bij onze analyses constateerden we allereerst grote verschillen tussen de betrokken bedrijven. Zo leidde bij een bedrijf de open sollicitaties in 56% van de gevallen tot een gesprek en was dat bij een ander bedrijf slechts 4%. Dat zijn aanzienlijke verschillen waar onze recruiters echter wel een verklaring voor hadden. Soms hangt de succesratio bijvoorbeeld samen met de regio waar een werkgever is gevestigd en of daar veel concurrerende werkgevers zitten. Soms hangt het samen met het type vacature, met de (internationale) herkomst van kandidaten of met interne processen en de visie op open sollicitaties.

Houd rekening met concurrerende werkgevers

In regio’s waar veel soortgelijke werkgevers zitten, zien we dat mensen open sollicitaties naar meerdere bedrijven tegelijk sturen. Het is dan de vraag of zij dan echt in de benaderde werkgevers geïnteresseerd zijn. Er is namelijk een kans dat kandidaten eerst afwachten wie er reageert alvorens te beslissen met wie ze in gesprek gaan. Dat is best lastig, maar ga niet gelaten wachten op een goede afloop. Senior corporate recruiter Sabine van Marrewijk heeft wel een advies voor werkgevers die in een ‘lastige’ regio opereren: ‘zit je bedrijf in een gebied met veel concurrerende werkgevers zoals de regio Eindhoven dan is het extra zaak om je open sollicitatieprocessen goed in te richten. Dan zie je dat er toch veelvuldig gebruik van wordt gemaakt. Ja, de ratio sollicitatie – gesprek is weliswaar relatief laag, maar met één voltreffer op jaarbasis heb je de inspanningen voor het goed inregelen van dit proces dik terugverdiend’.

Open sollicitaties vragen echt om actie

Senior corporate recruiter Vanjuska Visser is heel duidelijk: ‘in een technisch bedrijf kun je niet achterover leunen in de hoop dat kandidaten de open sollicitatieknop op je Werkenbij-website aanklikken. Dat zijn er een handjevol per jaar en dat schiet niet op. Ik ga dus actief op zoek naar kandidaten als we nog helemaal geen vacatures hebben. Door de markt proactief te bewerken bouwen we aan een sterk netwerk. Wanneer je dan denkt in mogelijkheden ben je in staat om vanuit dat netwerk te matchen. Dankzij deze werkwijze vulden wij onlangs een op zich complexe vacature voor een calculator infratechnieken binnen acht weken in. Dat is echt snel, want bij dit type vacature is het niet ongebruikelijk dat deze een half jaar of langer openstaat. Maar dankzij onze proactieve werkwijze komt dat nu niet meer voor. Zo zie je dat actieve open sollicitaties je time-to-fill flink kunnen verkorten.’

Studenten tonen veel interesse dus gebruik dat

Corporate recruiter Robbert Veenstra vertelt dat open sollicitaties extra kansen bieden als een bedrijf in de buurt van de campus van een Technische Universiteit gevestigd is en er voor hen goede mogelijkheden zijn zoals stages en traineeships. Robbert verklaart die kansen als volgt: ‘ik zie dat juist studenten de optie van een open sollicitatie waarderen. Ze kiezen voor werk in de eigen regio en komen het liefst lekker op de fiets. Bied je hen de mogelijkheid om al vroeg aan boord te komen, soms al tijdens hun studie, dan wijzen ze ook medestudenten op de mogelijkheid. Zo krijg je ook goede kandidaten via referrals. En dan kan het gebeuren dat ook zeldzame en zeer gewenste kandidaten zich spontaan komen aanbieden. Zo plaatste ik onlangs een software developer die via een open sollicitatie kwam en via via was verwezen. Hij had een specifieke ambitie en koos bewust voor ons. Dat is natuurlijk prachtig maar dat gebeurt alleen als je daar je recruitmentstrategie en processen op inricht.’

Succes draait om de vacaturehouder

Dat processen belangrijk zijn, beaamt ook Vanjuska Visser. Zij constateert daarnaast dat de interne cultuur en de houding van vacaturehouders een belangrijke rol spelen bij de matchkans van een open sollicitatie. ‘In de praktijk zie je dat sommige vacaturehouders in hokjes denken. Dat is misschien eigen aan de technische sector, maar het is wel een belemmering. Het is dan aan de recruiter om de vacaturehouder met een open blik te laten kijken en open te staan voor een kandidaat die op het eerste gezicht misschien niet aan alle eisen voldoet maar met enige inspanning wel een goede match kan zijn. Lukt dat dan boek je snel resultaat’.

Een verbeterd open sollicitatieproces

Samengevat zien we dat de volgende factoren een rol spelen bij de succeskans van het instrument van open sollicitaties:

  • Mogelijke concurrentie van andere werkgevers
  • De carrièrefase van mogelijke kandidaten
  • Adequaat ingerichte processen
  • Denken in mogelijkheden in plaats van belemmeringen in tijden van krapte