Privacyverklaring Recruitin B.V.
Versie 2 · 3 november 2026 · vervangt de versie van 08-01-2025
Kreeg je een bericht van ons, bijvoorbeeld via LinkedIn?
- We vonden je openbare beroepsprofiel (de bron noemen we in ons eerste bericht).
- We bewaren alleen wat nodig is om je te benaderen: naam, huidige functie, werkervaring en het profiel zelf.
- Je cv of profiel gaat nooit naar een werkgever zonder jouw ja voor díe werkgever.
- Reageer je niet of wil je niet, dan verwijderen we je gegevens binnen een maand nadat we ze kregen.
- Wil je dat we stoppen? Antwoord “stop” op ons bericht of mail info@recruitin.nl. Dan stoppen we direct en verwijderen we je gegevens binnen een maand, behalve wat we wettelijk moeten bewaren of nodig hebben om aan te tonen dat je toestemming gaf. Je naam en e-mailadres houden we op een stoplijst, zodat we je niet opnieuw benaderen.
1. Wie zijn wij
Recruitin B.V., Philippus Gastelaarsstraat 21B, 6981 BH Doesburg, KvK 75303647, is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring.
Vragen over privacy: Wouter Arts, info@recruitin.nl, 06-14314593. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld.
2. Kandidaten die wij bemiddelen
Wij zoeken en selecteren kandidaten voor werkgevers.
Hoe we aan je gegevens komen
- Je solliciteert op een vacature die wij publiceren, of je neemt zelf contact met ons op.
- Je reageert op een vacatureadvertentie of een formulier van ons, bijvoorbeeld op Facebook, Instagram of een landingspagina. Wat je invult, komt in ons kandidatensysteem, in Pipedrive of in een beveiligd overzicht voor de werkgever (paragraaf 7).
- Iemand uit ons netwerk stelt je aan ons voor.
- Wij vinden je openbare beroepsprofiel op LinkedIn (via LinkedIn Recruiter). Dan informeren we je in ons eerste bericht. Benaderen we je niet, dan verwijderen we je gegevens binnen een maand nadat we ze kregen.
Welke gegevens Naam, contactgegevens, woonplaats, cv, opleidingen en certificaten, werkervaring, talen, beschikbaarheid, salarisindicatie en gewenste arbeidsvoorwaarden, verblijfs- of werkvergunningstatus als die voor een functie van belang is, verslagen van gesprekken en onze beoordeling van je geschiktheid voor een functie. Wij vragen geen BSN, geen kopie van je identiteitsbewijs en geen gegevens over gezondheid, afkomst of religie.
Waarvoor en op welke grondslag
| Waarvoor | Grondslag |
|---|---|
| Je benaderen voor een passende functie | Gerechtvaardigd belang: werkzoekenden en werkgevers bij elkaar brengen. Wij hebben dat belang tegen jouw privacy afgewogen. Je kunt altijd bezwaar maken; dan stoppen we. |
| Je sollicitatie of aanmelding behandelen en je begeleiden | Uitvoering van onze bemiddeling op jouw verzoek |
| Verslagen maken en je geschiktheid voor een functie beoordelen | Gerechtvaardigd belang: een goede voordracht kunnen doen |
| Een gesprek opnemen en uitwerken | Jouw toestemming, vooraf gevraagd |
| Je voorstellen aan een werkgever | Alleen met jouw toestemming per werkgever. We leggen vast wanneer en hoe je die gaf. Trek je die in, dan stoppen we de voordracht en vragen we de werkgever je gegevens te verwijderen. |
| Je gegevens bewaren voor toekomstige vacatures | Jouw toestemming, altijd in te trekken |
| Je niet opnieuw benaderen na een stopverzoek (stoplijst) | Gerechtvaardigd belang: jouw stopverzoek blijvend kunnen respecteren |
Met wie we je gegevens delen
- Werkgevers voor wie jij akkoord gaf. We sturen eerst een profiel zonder naam en contactgegevens. Let op: ook zonder naam kan een werkgever je soms herkennen aan je werkervaring. Je naam en contactgegevens delen we pas als de werkgever kennis wil maken en jij daar opnieuw ja op zegt. De werkgever is daarna zelf verantwoordelijk voor jouw gegevens en mag ze alleen voor die vacature gebruiken.
- Onze leveranciers die gegevens voor ons verwerken (paragraaf 7).
Hoe lang
- Gevonden maar geen contact ontstaan: verwijderd binnen een maand nadat we je gegevens kregen.
- Procedure zonder plaatsing: verwijderd binnen 4 weken na afronding, tenzij je toestemming geeft voor toekomstige vacatures. Dan bewaren we ze maximaal 1 jaar na ons laatste contact en vragen we daarna opnieuw.
- Geplaatst: wat nodig is voor de facturatie bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht); de rest verwijderen we uiterlijk 2 jaar na de plaatsing.
- Bewijs van voordracht: van elke voordracht bewaren we je naam, de werkgever, de datum en je toestemming 2 jaar. Zo kunnen we aantonen dat je toestemming gaf en onze afspraken met de werkgever nakomen (gerechtvaardigd belang).
- Zeg je “stop”: dan bewaren we alleen je naam en e-mailadres op een stoplijst, zodat we je niet opnieuw benaderen.
- Opnames en transcripties van gesprekken: tot het verslag klaar is, maximaal 4 weken.
- Stoplijst: zolang wij kandidaten benaderen, omdat we je anders opnieuw zouden kunnen benaderen.
2a. Werken wij in opdracht van een werkgever in diens systemen?
Bij RPO en interim recruitment werken wij namens een werkgever, vaak in diens eigen sollicitatiesysteem. Dan is die werkgever verantwoordelijk voor je gegevens en geldt diens privacyverklaring. Wij gebruiken je gegevens dan alleen voor die werkgever, volgens zijn instructies en onder een verwerkersovereenkomst, tenzij je ons apart toestemming geeft om ze ook voor andere vacatures te bewaren. Komen ze in onze eigen systemen, dan houden we ze gescheiden en verwijderen we ze op zijn verzoek.
Reageer je op een advertentie of formulier dat wij in opdracht van een werkgever draaien? Dan is die werkgever verantwoordelijk voor je gegevens en verwerken wij ze in zijn opdracht onder een verwerkersovereenkomst; zijn privacyverklaring is van toepassing.
2b. Ontvang je als werkgever een kandidaat van ons?
Vanaf dat moment ben je zelf verantwoordelijk voor de gegevens van die kandidaat. Je gebruikt ze alleen voor die vacature, deelt ze alleen met wie bij de beoordeling betrokken is, en verwijdert ze binnen vier weken nadat je hebt besloten de kandidaat niet aan te nemen; reageer je binnen vier weken na de voordracht niet, dan geldt dat als dat besluit (algemene voorwaarden art. 15). Op verzoek laten we je zien wanneer en hoe de kandidaat toestemming gaf voor de voordracht bij jouw organisatie.
3. Sollicitanten voor een functie bij Recruitin zelf
Solliciteer je bij Recruitin, dan verwerken we naam, contactgegevens, cv, opleiding, werkervaring, referenties en gespreksverslagen om je sollicitatie te beoordelen. Kom je niet in dienst, dan verwijderen we je gegevens binnen 4 weken na afronding; met jouw toestemming bewaren we ze maximaal 1 jaar. Grondslag: stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst en ons gerechtvaardigd belang om geschikte medewerkers te kiezen; langer bewaren alleen met jouw toestemming.
4. Contactpersonen bij (potentiële) opdrachtgevers
Van contactpersonen bij bedrijven verwerken we naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, LinkedIn-profiel, contactmomenten en notities, en wat nodig is voor offertes, contracten en facturen. Die gegevens vinden we via bedrijfswebsites, LinkedIn, vacaturesites en vacaturedata van Jobdigger, en we vullen ze soms aan met zakelijke verrijkingsdiensten; of je gaf ze zelf; in ons eerste bericht noemen we de bron. We bewaren ze in Pipedrive en mailen via Lemlist (paragraaf 7).
- Om je zakelijk te benaderen over onze diensten: gerechtvaardigd belang, namelijk ons belang om onze diensten aan te bieden aan bedrijven die mogelijk personeel zoeken. Eenmanszaken en zzp’ers mailen we alleen met toestemming of als er al een klantrelatie is. Elke commerciële e-mail heeft een afmeldlink; afmelden is direct en definitief.
- Om een opdracht uit te voeren en te factureren: uitvoering van de overeenkomst en de fiscale bewaarplicht.
- Bewaren: prospects 2 jaar na het laatste contact; klanten 7 jaar.
5. Websitebezoekers
Analytische en marketingcookies, zoals Google Analytics en de Meta-pixel, plaatsen we pas na jouw toestemming via de cookiebanner via Cookiebot. Intrekken gaat even makkelijk als geven. Laat je via een formulier gegevens achter, dan gebruiken we die om je vraag te beantwoorden of het gevraagde (bijvoorbeeld een rapport) te sturen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden of het gevraagde te sturen. Staat er bij het formulier een aparte keuze voor vervolgmails, dan sturen we die alleen als je dat hebt aangevinkt. Formuliergegevens bewaren we 12 maanden. Voor cookies gelden de bewaartermijnen in de cookiebanner.
6. Eigen medewerkers
Gegevens van onze medewerkers verwerken we voor het arbeidscontract, de personeels- en salarisadministratie en wettelijke verplichtingen. We verwijderen ze 2 jaar na uitdiensttreding, behalve wat we langer moeten bewaren voor de fiscus. Grondslag: uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichtingen (zoals loonheffingen en de fiscale bewaarplicht).
7. Leveranciers en verwerking buiten Europa
Met elke leverancier die persoonsgegevens voor ons verwerkt, hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten of aanvaard; bij de meeste maakt die deel uit van hun voorwaarden.
| Leverancier | Waarvoor | Kandidaatgegevens? | Waar staan de gegevens |
|---|---|---|---|
| Carerix | Ons kandidatensysteem | Ja | Nederlandse leverancier; de exacte hostinglocatie hebben we opgevraagd |
| Microsoft 365 | E-mail, documenten en het uitwerken van gesprekken (Teams-transcriptie, alleen met jouw toestemming) | Ja | EU (EU Data Boundary) |
| Jobdigger / theMatchBox | Vacaturegegevens, en het matchen van kandidaten in ons kandidatensysteem aan die vacatures | Ja | De opslaglocatie hebben we opgevraagd |
| Documenten en spreadsheets (waaronder voordrachtsdossiers en reacties op vacaturecampagnes) | Ja | EU (dataregio EU ingesteld), met ondersteuning vanuit de VS | |
| Meta (Facebook/Instagram) | Vacatureadvertenties en advertentieformulieren | Ja, wat je in een formulier invult | EU en VS (Data Privacy Framework en standaardcontracten) |
| Google Analytics | Websiteanalyse (na toestemming) | Nee | Ook in de VS (Data Privacy Framework) |
| Pipedrive | Gegevens van zakelijke contacten, en reacties op vacatureadvertenties | Ja, bij reacties op advertenties | EU (Frankfurt/Dublin) |
| Lemlist | Zakelijke e-mail aan bedrijven | Nee | EU (Frankrijk); enkele onderdelen, zoals klantenservice, in de VS met standaardcontracten. Lemlist gebruikt gegevens uit verstuurde mails ook zelf om zijn dienst te verbeteren. |
| Calendly | Afspraken plannen | Alleen naam en e-mailadres | VS |
| Jotform | Formulieren | Alleen wat je zelf invult | EU of VS, per formulier |
| Zapier | Koppelingen tussen systemen | Alleen zakelijke contactgegevens en formulierinzendingen | VS |
| Netlify | Hosting van websites en van beveiligde pagina’s waarop een werkgever voorgedragen kandidaten bekijkt | Ja | VS |
| Anthropic (Claude, via de API) | Opstellen van een geanonimiseerd profiel en een voordracht uit je cv; Anthropic traint zijn modellen niet met deze gegevens | Ja | VS, met de standaardcontracten van de Europese Commissie uit de verwerkersovereenkomst |
| Supabase | Database achter onze landingspagina’s en beveiligde pagina’s met reacties op vacatures | Ja, bij reacties op vacatures | EU (Ierland, Frankfurt of Parijs) |
| Resend | Bevestigingsmails na een reactie of sollicitatie | Alleen naam en e-mailadres | VS, met standaardcontracten |
| Overige diensten voor zakelijke contacten (onder andere Apollo, Clay) | Zakelijke contactgegevens | Nee | EU of VS; een actuele lijst sturen we op verzoek |
Meta en LinkedIn. Voor de Meta-pixel op onze websites, en voor gegevens die wij na jouw toestemming server-naar-server aan Meta doorgeven, zijn wij samen met Meta Platforms Ireland verantwoordelijk voor het verzamelen en doorgeven. Daarna is Meta zelf verantwoordelijk. De afspraken met Meta hierover staan in het Controller Addendum van Meta (facebook.com/legal/controller_addendum). LinkedIn gebruiken wij als bron en om contact te leggen; LinkedIn is daarbij zelf verantwoordelijk voor de gegevens op zijn platform.
Bij Calendly, Jotform, Zapier, Netlify en Meta kunnen gegevens op servers in de VS staan; zij zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Bij Microsoft, Google (documenten) en Pipedrive staan de gegevens in de EU, maar kunnen medewerkers in de VS meekijken voor ondersteuning, onder hetzelfde framework. Waar dat niet geldt, gebruiken we de standaardcontracten van de Europese Commissie. Een kopie kun je opvragen via info@recruitin.nl.
8. AI en geautomatiseerde besluiten
Een mens beslist altijd. Elk besluit over benaderen, voordragen of afwijzen neemt een medewerker van Recruitin; geen besluit komt uitsluitend door software tot stand.
Wij gebruiken wel AI bij ons werk:
- AI alleen met een verwerkersovereenkomst. Om van je cv een geanonimiseerd profiel en een voordracht te maken, gebruiken we de AI-dienst van Anthropic (Claude) via een zakelijke koppeling, onder een verwerkersovereenkomst; Anthropic gebruikt die gegevens niet om zijn modellen te trainen. Een medewerker controleert elk profiel voordat het een werkgever bereikt. In algemene chatassistenten zonder verwerkersovereenkomst voeren we geen gegevens over jou of over zakelijke contactpersonen in, met één uitzondering: het zoeken naar kandidaten in LinkedIn Recruiter kan een AI-assistent van Anthropic (Claude, zonder verwerkersovereenkomst) voor ons uitvoeren. Die ziet daarbij de beroepsprofielen in de zoekresultaten. Je profiel en voordracht maken we daarna alleen via de zakelijke koppeling hierboven.
- Geen AI-oordeel. Wij laten AI niet bepalen of we je benaderen, voordragen of afwijzen, en wij sturen werkgevers geen AI-oordeel door.
- Matchen en zoeken. De matchingsoftware in ons kandidatensysteem en de zoekfuncties van LinkedIn kunnen profielen in een volgorde of met een matchpercentage tonen. Dat is alleen een zoekhulp: een medewerker leest je profiel en beslist.
- Gesprekken. Nemen we een gesprek op om het uit te werken, dan vragen we dat vooraf en mag je weigeren. We analyseren geen emoties, stem of persoonlijkheid.
Op verzoek vertellen we welke software wij bij het zoeken en matchen hebben gebruikt. Je kunt een herbeoordeling door een ander vragen en je eigen standpunt geven.
Voor eigen controle houden we een register bij van de AI-systemen die we gebruiken.
9. Beveiliging
Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tweestapsverificatie op Carerix, Microsoft 365, Google en Pipedrive en het delen van profielen zonder naam tot een werkgever kennis wil maken. Vermoed je een beveiligingsprobleem of datalek, mail dan info@recruitin.nl.
10. Jouw rechten
Mail info@recruitin.nl met als onderwerp het recht dat je wilt gebruiken. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het om jou gaat, vragen we je soms om vanaf het bij ons bekende e-mailadres te mailen; een kopie van je identiteitsbewijs vragen we niet.
- Inzage: welke gegevens we van je hebben en waar ze vandaan komen.
- Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: je gegevens laten wissen.
- Bezwaar: stoppen met benaderen of verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, ook tegen profilering.
- Toestemming intrekken: voor een voordracht of voor bewaren voor later. Wat we al rechtmatig deden blijft geldig.
- Beperking en overdraagbaarheid: verwerking tijdelijk stopzetten, of gegevens die je zelf aan ons gaf meekrijgen in een gangbaar formaat.
- Menselijke herbeoordeling en uitleg over een beoordeling waarbij AI hielp.
Het geven van gegevens is niet wettelijk verplicht. Zonder contactgegevens en cv kunnen we je niet bemiddelen.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Wijzigingen
De actuele versie staat altijd op recruitin.nl/privacyverklaring-recruitin/. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we betrokkenen op een passende manier, bijvoorbeeld per e-mail of met een melding op de website.