Algemene voorwaarden Recruitin B.V.
Versie 2 · 3 november 2026 · vervangt de versie van 25 juni 2025 · bij verschil prevaleert de Nederlandse tekst
Toelichting op de algemene voorwaarden
Voor je liggen onze algemene voorwaarden. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening van Recruitin: 1. Recruitment Process Outsourcing (RPO), 2. Interim recruitment, 3. Werving en selectie, 4. Recruitmentmarketing. Hieronder volgt een korte toelichting op de dienstverlening. Aan deze toelichting kunnen geen rechten worden ontleend. Alleen de integrale tekst van onze algemene voorwaarden is bepalend.
1. Recruitment Process Outsourcing (RPO) is een dienst waarbij Recruitin (gedeeltelijk of volledig) het wervingsproces van een organisatie overneemt. Dit omvat het aantrekken, selecteren en aannemen van talent, met als doel een efficiënter, kwalitatief beter en schaalbaar recruitmentproces.
2. Interim recruitment is een dienst waarbij Recruitin tijdelijk wordt ingezet om het wervingsproces van een organisatie te ondersteunen.
3. Werving en selectie: indien gewenst werven en selecteren wij één of meerdere kandidaten voor de opdrachtgever om rechtstreeks bij of in rechtstreekse dienst van de opdrachtgever werkzaamheden te verrichten. Hiervoor is een honorarium (fee) verschuldigd, gebaseerd op het door de kandidaat te verdienen loon of het all-in tarief dat de kandidaat voor zijn dienstverlening hanteert. De uiteindelijke keuze om met een kandidaat een (arbeids)overeenkomst aan te gaan ligt altijd bij de opdrachtgever. Bij een opdracht is een deel van de fee (de startfee en de gespreksfee) ook verschuldigd als er geen plaatsing volgt (artikelen 8.4 en 8.5). Bij een ongevraagd kandidaatvoorstel (introductie) is alleen bij plaatsing een fee verschuldigd.
4. Recruitmentmarketing omvat alle activiteiten gericht op het aantrekken, engageren en overtuigen van potentiële kandidaten voor openstaande en toekomstige vacatures bij de opdrachtgever. Hiervoor is een honorarium verschuldigd, gebaseerd op de in te zetten activiteiten en kanalen. Wij doen voor aanvang een prijsopgave.
Artikel 1 Definities
Recruitin: Recruitin B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75303647, btw-nummer NL860230533B01, kantoorhoudende aan de Philippus Gastelaarsstraat 21B, 6981 BH Doesburg, intermediair (opdrachtnemer) tussen opdrachtgever en kandidaat.
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon met wie Recruitin een opdracht aangaat of aan wie Recruitin een kandidaat introduceert.
Opdracht: door de opdrachtgever aan Recruitin gegeven opdracht tot het werven en selecteren van kandidaten voor de door opdrachtgever aangegeven functie, met als doel tussen deze kandidaat en opdrachtgever een rechtstreekse arbeidsovereenkomst tot stand te brengen, of tot de overige in de opdrachtbevestiging omschreven werkzaamheden (RPO, interim recruitment, recruitmentmarketing).
Opdrachtbevestiging: het door Recruitin aan de opdrachtgever te versturen document waardoor de opdracht tot stand komt, met in ieder geval een beschrijving van de werkwijze, de fees, onkosten en betalingswijze.
Introductie: het uit eigen beweging, zonder opdracht, voorstellen van een kandidaat aan een (potentiële) opdrachtgever, zoals bedoeld in artikel 3.4.
Voorstelbrief: het document (per e-mail, als bijlage of via een persoonlijke webpagina) waarmee Recruitin een kandidaat introduceert en waarin het tarief is vermeld.
Kandidaat: degene die betrokken wordt in de werving- en selectiewerkzaamheden van Recruitin ten behoeve van de opdrachtgever.
Voordracht: het overleggen door Recruitin aan de opdrachtgever van een curriculum vitae of informatie ter identificatie van de kandidaat, ook als die informatie geen naam- en contactgegevens bevat.
Plaatsing: het moment waarop de opdrachtgever, voor zich, middels en/of voor derden met een door Recruitin in het kader van een opdracht of een introductie aangeboden kandidaat overeenstemming bereikt over een arbeidsverhouding van welke aard dan ook; uiterlijk bij ondertekening of bij aanvang van de werkzaamheden, wat het eerst plaatsvindt.
Arbeidsovereenkomst: hetgeen het Burgerlijk Wetboek daaronder verstaat.
Arbeidsverhouding: een arbeidsovereenkomst tussen de opdrachtgever en kandidaat, een ambtelijke aanstelling, dan wel een overeenkomst van opdracht, aanneming van werk of terbeschikkingstelling door een derde.
Bruto jaarsalaris: twaalf maal het overeengekomen bruto maandsalaris bij fulltime dienstverband, vermeerderd met vakantietoeslag, een vaste dertiende maand en andere vaste toeslagen.
Aanbieding: alle rechtshandelingen gericht op de totstandkoming van opdrachten of overige (raam)overeenkomsten, waaronder voorstellen, voorstelbrieven, offertes en prijsopgaves.
Fee: de door de opdrachtgever aan Recruitin verschuldigde vergoeding.
Klacht: iedere schriftelijke melding van ontevredenheid over de uitvoering van de dienstverlening door Recruitin.
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten, introducties, aanbiedingen en overeenkomsten inzake werving en selectie van arbeidskrachten door Recruitin. Voor RPO, interim recruitment en recruitmentmarketing gelden zij eveneens; tarief, looptijd, opzegging en eventueel advertentiebudget worden dan in de opdrachtbevestiging vastgelegd, die bij strijdigheid voorgaat. Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkende voorwaarden maken alleen deel uit van een overeenkomst indien Recruitin die uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
2.2 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en vertaald in het Engels. Bij verschil tussen beide versies prevaleert de Nederlandse tekst.
Artikel 3 Opdracht en introductie
3.1 Deze algemene voorwaarden gelden tussen Recruitin en de opdrachtgever zodra de opdrachtgever (a) een opdrachtbevestiging of voorstelbrief accordeert, per e-mail of via een digitaal akkoord; of (b) na ontvangst van een voorstelbrief waarin op deze voorwaarden en het tarief is gewezen, een kennismaking of gesprek met de voorgedragen kandidaat aangaat. Recruitin zendt deze voorwaarden mee met elke opdrachtbevestiging en voorstelbrief, als bijlage of via een link. Gebruik of verstrekking van kandidaatinformatie anders dan toegestaan in artikel 15.3 laat de verplichtingen van de opdrachtgever onverlet.
3.2 Elke (deel)opdracht tot werving en selectie eindigt van rechtswege zodra sprake is van plaatsing.
3.3 Recruitin stelt per opdracht een schriftelijke opdrachtbevestiging op en spant zich in om aan deze afspraken te voldoen. In de opdrachtbevestiging staan de voorwaarden waaronder Recruitin kandidaten aanbiedt.
3.4 Recruitin kan ook uit eigen beweging, zonder opdracht of verzoek, potentieel geschikte kandidaten aan een (potentiële) opdrachtgever introduceren met het oog op (mogelijke) vacatures. Een introductie is vrijblijvend en geschiedt door middel van een voorstelbrief. De voorstelbrief vermeldt het tarief; deze algemene voorwaarden worden daarbij meegezonden of via een link ter beschikking gesteld. Recruitin introduceert een kandidaat uitsluitend nadat die kandidaat toestemming heeft gegeven voor voordracht bij de betreffende opdrachtgever; Recruitin legt die toestemming aantoonbaar vast.
3.5 Recruitin is gerechtigd bij de werving van kandidaten voor opdrachtgever kosteloos gebruik te maken van de handelsnaam en het logo/merk van de opdrachtgever, uitsluitend voor de betreffende opdracht en tot het einde daarvan, tenzij de opdrachtgever anders aangeeft.
3.6 Recruitin factureert de resterende fee op het moment van plaatsing (zie de definitie in artikel 1).
3.7 Recruitin mag bij de uitvoering van een opdracht gebruik maken van derden.
3.8 Samengevat voor wie van Recruitin een ongevraagd kandidaatvoorstel ontvangt: (1) een kennismaking, gesprek of verzoek om meer informatie kost niets (artikel 8.5); (2) alleen bij een plaatsing binnen 12 maanden na de voorstelbrief is de fee verschuldigd, tegen het tarief in de voorstelbrief (artikelen 8.4 en 8.6); (3) eerst ontvang je een profiel zonder naam, naam en contactgegevens volgen pas nadat de kandidaat opnieuw toestemming gaf (artikel 6.1); (4) je mag het profiel delen met collega's en groepsonderdelen die de kandidaat beoordelen en verwijdert het binnen vier weken nadat je hebt besloten de kandidaat niet aan te nemen; reageer je binnen vier weken na de voordracht niet, dan geldt dat als dat besluit (artikel 15.3).
3.9 Bij interim recruitment werkt Recruitin onder eigen leiding en toezicht en voert zij de opdracht zelfstandig uit; er is geen sprake van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten. De opdrachtgever geeft geen aanwijzingen over de wijze van uitvoering, maar wel over het doel en de vacatures waarvoor Recruitin werkt.
Artikel 4 Verplichtingen opdrachtgever
4.1 Recruitin gaat bij de uitvoering van de opdracht uit van de informatie die de opdrachtgever omtrent de gewenste profielen, werkervaring en opleidingseisen verstrekt, en gaat ervan uit dat die informatie juist en tijdig is.
4.2 Opdrachtgever voorziet Recruitin van alle relevante informatie die van invloed is op de dienstverlening, in ieder geval organisatiewijzigingen, standplaatswijzigingen en wijzigingen in het personeelsbestand.
4.3 Opdrachtgever verleent de benodigde medewerking en ruimt tijd in voor onder andere de gesprekken met kandidaten.
4.4 Opdrachtgever behandelt alle informatie over kandidaten vertrouwelijk en gebruikt deze voor geen ander doel dan de beoordeling voor de betreffende vacature, tenzij de kandidaat én Recruitin daarvoor vooraf toestemming geven.
4.5 Opdrachtgever gaat correct en zorgvuldig om met de voorgedragen kandidaat en de met de voordracht verstrekte informatie, en doet Recruitin binnen vijf werkdagen na een (kennismakings)gesprek verslag.
Artikel 5 Overmacht
5.1 Een partij is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien dit onmogelijk is als gevolg van een omstandigheid die niet aan haar schuld te wijten is, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt. Betalingsverplichtingen blijven bestaan.
5.2 Onder overmacht wordt verstaan een omstandigheid die niet aan de betrokken partij is toe te rekenen, zoals staking, storing van energie- of internetvoorzieningen of overheidsmaatregelen.
5.3 De partij die zich op overmacht beroept, stelt de andere partij hiervan onmiddellijk schriftelijk in kennis met een omschrijving en een inschatting van de duur.
5.4 Partijen kunnen gedurende de overmacht hun verplichtingen opschorten. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder verplichting tot schadevergoeding.
Artikel 6 Voorstel en overeenkomst
6.1 Recruitin stelt kandidaten voor zonder daarbij naam- en contactgegevens te (hoeven) verstrekken; die volgen nadat de opdrachtgever het voorstel heeft geaccordeerd en de kandidaat daarvoor opnieuw toestemming heeft gegeven. Door accordering van het voorstel van een kandidaat verklaart de opdrachtgever dat kennismaking met die kandidaat en eventuele volgende kandidaten plaatsvindt met inachtneming van deze algemene voorwaarden. Door ontvangst van de accordering bij Recruitin komt een overeenkomst tot stand.
6.2 De opdrachtgever wordt in de gelegenheid gesteld kennismakingsgesprekken te houden met de voorgedragen kandidaat.
6.3 Recruitin bepaalt aan de hand van de verstrekte informatie welke kandidaten zij voorstelt. De opdrachtgever mag een voorgestelde kandidaat afwijzen en motiveert een afwijzing desgevraagd schriftelijk. De keuze welke kandidaat wordt aangenomen ligt bij de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 7 Aansprakelijkheid
7.1 Niets in dit artikel beperkt de aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Recruitin. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor zijn uiteindelijke keuze van een kandidaat.
7.2 De opdrachtgever vormt zich voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst zelfstandig een oordeel over de geschiktheid van de kandidaat. Recruitin betracht zorgvuldigheid, maar dit ontslaat de opdrachtgever niet van zijn onderzoeksplicht. Recruitin is niet aansprakelijk indien de kandidaat niet aan de verwachtingen voldoet, of voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever of de kandidaat, tenzij Recruitin dit wist of had moeten weten.
7.3 Recruitin is niet aansprakelijk indien de kandidaat niet blijkt te voldoen aan de vereisten of verwachtingen van de opdrachtgever.
7.4 Recruitin is niet aansprakelijk voor schade die de opdrachtgever of derden lijden door nalatig of fout handelen van een kandidaat tijdens de selectieprocedure of na het aangaan van een (arbeids)overeenkomst.
7.5 Recruitin is evenmin aansprakelijk voor schade indien een aangeboden kandidaat besluit geen arbeidsverhouding aan te gaan of deze (voortijdig) beëindigt.
7.6 Opdrachtgever vrijwaart Recruitin tegen aanspraken van derden die het gevolg zijn van informatie of instructies van de opdrachtgever of van een toerekenbare tekortkoming van de opdrachtgever.
7.7 In overige gevallen is de aansprakelijkheid van Recruitin beperkt tot de directe schade van de opdrachtgever, tot ten hoogste het bedrag dat Recruitin voor de betreffende opdracht of introductie in rekening heeft gebracht, met een maximum van € 10.000. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Recruitin. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder vertragingsschade, bedrijfsstagnatie, imagoschade, gederfde winst en gemiste besparingen, is uitgesloten.
Artikel 8 Kennisgeving, fee en kosten
8.1 Opdrachtgever stelt Recruitin onmiddellijk in kennis van de plaatsing van de kandidaat en bevestigt binnen 7 dagen schriftelijk de startdatum en het overeengekomen bruto jaarsalaris.
8.2 De opdrachtgever en de kandidaat beslissen of, en onder welke voorwaarden, zij een arbeidsverhouding aangaan.
8.3 Voor de toepassing van deze voorwaarden geldt een door Recruitin voorgedragen kandidaat als door Recruitin geïntroduceerd, ook als de opdrachtgever de kandidaat later rechtstreeks benadert. Dit doet niets af aan de rechten van de kandidaat.
8.4 De fee bedraagt in totaal 25% van het bruto jaarsalaris van de kandidaat, tenzij in de opdrachtbevestiging of voorstelbrief een ander percentage is overeengekomen. De fee wordt in drie termijnen gefactureerd: (a) een startfee van 10% van de totale fee bij aanvang van de opdracht; (b) een gespreksfee van 20% van de totale fee zodra de opdrachtgever een of meer voorgedragen kandidaten uitnodigt voor een gesprek (niet bij een introductie, zie artikel 8.5); (c) de resterende 70% bij plaatsing. Bij aanvang van een opdracht is het bruto jaarsalaris nog niet bekend; start- en gespreksfee worden dan berekend over het in de opdrachtbevestiging genoemde salarisniveau van de vacature en bij plaatsing verrekend. De opdrachtbevestiging vermeldt de start- en gespreksfee in euro's. De gespreksfee is per opdracht één keer verschuldigd. Bij een overeenkomst van opdracht geldt als bruto jaarsalaris het overeengekomen uurtarief maal 1.800 uur, of de contractuele omvang op jaarbasis als die lager is.
8.5 De startfee en de gespreksfee zijn niet afhankelijk van een plaatsing en worden niet terugbetaald, ook niet als de opdracht eindigt zonder plaatsing. Bij een introductie (artikel 3.4) zijn geen startfee en geen gespreksfee verschuldigd: een kennismaking, gesprek of verzoek om meer informatie kost de opdrachtgever niets. Alleen bij plaatsing is de totale fee verschuldigd.
8.6 De (potentiële) opdrachtgever is eveneens de fee verschuldigd indien hij, ook na een eerste afwijzing, binnen 6 maanden na het eindigen van een opdracht of binnen 12 maanden na de datum van de voorstelbrief of eerste voordracht, voor zich, middels en/of voor derden een arbeidsverhouding van welke aard dan ook aangaat met een door Recruitin voorgestelde kandidaat, voor dezelfde of een andere functie.
8.7 Geen fee is verschuldigd indien de opdrachtgever binnen 10 werkdagen nadat Recruitin de naam- en contactgegevens van de kandidaat heeft verstrekt (artikel 6.1) schriftelijk en aantoonbaar meldt dat de kandidaat in de 6 maanden daarvoor zelf bij hem heeft gesolliciteerd of door een andere partij aan hem is voorgesteld.
8.8 Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw.
8.9 Overige kosten, zoals reis- en verblijfkosten van de kandidaat in verband met de selectieprocedure, worden in overleg met de opdrachtgever gemaakt en separaat in rekening gebracht.
8.10 De hoogte van de wervingskosten bij een opdracht staat in de opdrachtbevestiging.
8.11 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het voldoen aan de voorwaarden voor tewerkstelling van de kandidaat, waaronder bij een kennismigrant het erkend referentschap bij de IND en het salariscriterium. De fee is verschuldigd vanaf de plaatsing, ook indien een verblijfs- of werkvergunningsaanvraag daarna wordt afgewezen, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Artikel 9 Anti-ronselbeding
9.1 Het is opdrachtgever gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot twaalf maanden na beëindiging niet toegestaan werknemers van Recruitin of door Recruitin ingeschakelde zelfstandigen met wie de opdrachtgever tijdens de opdracht in contact kwam, direct of indirect in dienst te nemen of in te schakelen zonder schriftelijke toestemming van Recruitin.
9.2 Bij overtreding verbeurt opdrachtgever een direct opeisbare boete van € 10.000 per overtreding, vermeerderd met € 1.000 per dag dat de overtreding voortduurt, met een maximum van € 25.000 per overtreding. De boete staat los van het recht van Recruitin om nakoming te vorderen.
Artikel 10 Facturen
10.1 De opdrachtgever voldoet elke factuur binnen 21 kalenderdagen na factuurdatum.
10.2 Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en vanaf de vervaldag een rente verschuldigd van 1% per (gedeelte van een) kalendermaand over het openstaande bedrag.
10.3 De opdrachtgever is niet bevoegd het factuurbedrag te verrekenen of de betaling op te schorten, behalve ter hoogte van een door Recruitin erkende of onherroepelijk vastgestelde tegenvordering.
10.4 Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten komen ten laste van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten bedragen 15% van de openstaande hoofdsom (exclusief btw en rente) tot € 2.500, 10% over het meerdere tot € 5.000, 5% over het meerdere tot € 10.000 en 1% over het meerdere, met een minimum van € 250 per vordering.
10.5 Treden uit één voorselectie meerdere kandidaten bij de opdrachtgever in dienst, dan is per kandidaat de volledige fee verschuldigd; reeds voldane start- en gespreksfee voor dezelfde opdracht komen eenmalig in mindering.
10.6 Bezwaren tegen een factuur worden binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk aan Recruitin gemeld, op straffe van verval van iedere aanspraak.
Artikel 11 Garantieregeling
11.1 Beëindigt de kandidaat binnen de wettelijke proeftijd, en uiterlijk binnen twee maanden na de eerste werkdag, de arbeidsovereenkomst op eigen initiatief, dan draagt Recruitin eenmalig kosteloos één vervangende kandidaat voor die aan het oorspronkelijke profiel voldoet.
11.2 De garantie geldt alleen indien alle facturen van Recruitin voor deze opdracht tijdig en volledig zijn voldaan, en de opdrachtgever het vertrek binnen 5 werkdagen schriftelijk meldt.
11.3 De garantie geldt niet bij beëindiging door de opdrachtgever, reorganisatie, ziekte, een wijziging van de functie (verantwoordelijkheden, werkzaamheden, arbeidsvoorwaarden en/of standplaats) of een afwijzing door de IND.
11.4 Gefactureerde fees en kosten worden niet terugbetaald, behalve wanneer Recruitin de vervangende kandidaat uit artikel 11.1 niet binnen 60 dagen na de melding voordraagt; dan crediteert Recruitin 25% van de plaatsingsfee. In alle overige gevallen blijft de fee onverminderd verschuldigd.
Artikel 12 Klachtenregeling
12.1 Deze klachtenregeling maakt deel uit van de algemene voorwaarden en heeft als doel klachten van opdrachtgevers, kandidaten en andere betrokkenen zorgvuldig en tijdig te behandelen.
12.2 Een klacht is iedere schriftelijke melding van ontevredenheid over de dienstverlening, waaronder het niet nakomen van afspraken, kwaliteitsproblemen en communicatie of gedrag van Recruitin of haar medewerkers.
12.3 Klachten worden schriftelijk ingediend via warts@recruitin.nl of per post aan Philippus Gastelaarsstraat 21B, 6981 BH Doesburg.
12.4 De klacht bevat ten minste naam en contactgegevens van de klager, een omschrijving van de klacht, de datum waarop het probleem zich voordeed en eventuele relevante documenten.
12.5 Opdrachtgevers dienen klachten in uiterlijk 15 dagen nadat zij met het probleem bekend werden of hadden kunnen zijn; latere klachten worden niet in behandeling genomen, tenzij Recruitin anders besluit. Voor kandidaten en andere betrokkenen is dit een streeftermijn. Verzoeken en klachten op grond van de AVG behandelt Recruitin volgens haar privacyverklaring.
12.6 Binnen 5 werkdagen bevestigt Recruitin de ontvangst en de verwachte afhandeltermijn; binnen 15 werkdagen informeert Recruitin de klager over de uitkomst en eventuele maatregelen, of motiveert waarom de klacht ongegrond is.
12.7 Betreft de klacht een medewerker of kandidaat, dan wordt deze persoon geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld te reageren.
12.8 De klager kan binnen 14 dagen na de uitkomst om herbeoordeling door een onafhankelijk persoon verzoeken. Recruitin kan een mediator inschakelen; de kosten daarvan worden in overleg verdeeld. Het indienen van een klacht is kosteloos en laat de wettelijke rechten van de klager onverlet.
Artikel 13 Voorkoming van discriminatie
13.1 Opdrachtgever en Recruitin stellen uitsluitend functierelevante eisen en maken geen verboden onderscheid op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, geslacht, ras, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte, leeftijd of welke grond dan ook.
Artikel 14 Geheimhouding
14.1 Partijen gaan vertrouwelijk om met informatie waarvan zij weten of behoren te begrijpen dat die vertrouwelijk is, waaronder in ieder geval tarieven en (persoons)gegevens van kandidaten, tenzij een wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking verplicht.
14.2 Partijen leggen deze geheimhoudingsplicht ook op aan hun medewerkers en ingeschakelde derden.
Artikel 15 Privacy en persoonsgegevens
15.1 Bij werving en selectie en bij introducties zijn Recruitin en de opdrachtgever ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens van kandidaten die zij uitwisselen, en verwerken zij deze in overeenstemming met de AVG. Verwerkt Recruitin bij RPO, interim recruitment of recruitmentmarketing persoonsgegevens van kandidaten namens de opdrachtgever, bijvoorbeeld in diens systemen of via een advertentieformulier, dan is Recruitin daarvoor verwerker en sluiten partijen een verwerkersovereenkomst, die bij strijdigheid met deze voorwaarden voorgaat. Recruitin zet daarbij uitsluitend sub-verwerkers in die in die verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Gebruikt Recruitin gegevens ook voor haar eigen kandidatenbestand, dan is zij daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Dat gebeurt alleen als de kandidaat daarvoor apart toestemming heeft gegeven en dat in de opdrachtbevestiging is vastgelegd.
15.2 Recruitin verstrekt persoonsgegevens van een kandidaat alleen nadat de kandidaat daarvoor toestemming heeft gegeven voor de betreffende opdrachtgever, en uitsluitend voor de beoordeling van de kandidaat voor de vacature waarvoor hij is voorgedragen.
15.3 De opdrachtgever gebruikt deze gegevens alleen voor dat doel, deelt ze alleen met de personen binnen zijn organisatie en groep die bij de beoordeling van de vacature betrokken zijn, en verwijdert ze binnen vier weken nadat hij heeft besloten de kandidaat niet aan te nemen, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor langer bewaren. Komt er binnen vier weken na de voordracht geen reactie, dan geldt dat als een besluit om niet aan te nemen. Trekt de kandidaat zijn toestemming in, dan verwijdert de opdrachtgever zijn gegevens binnen vijf werkdagen na melding door Recruitin. Het verwijderen van gegevens en het intrekken van toestemming laten artikel 8.6 onverlet; Recruitin bewaart het bewijs van voordracht en toont dat op verzoek.
15.4 Het is opdrachtgever niet toegestaan (assessment)rapportages van kandidaten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de kandidaat en van Recruitin te gebruiken of aan derden te verstrekken.
15.5 Partijen informeren elkaar onverwijld over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de ander raakt, en werken mee aan verzoeken van kandidaten om inzage, correctie of verwijdering.
15.6 Recruitin verwerkt de persoonsgegevens van kandidaten volgens haar privacyverklaring op recruitin.nl, beveiligt die met passende maatregelen en verwijdert ze volgens de daarin genoemde termijnen.
15.7 De opdrachtgever vrijwaart Recruitin tegen aanspraken van kandidaten of derden die voortvloeien uit een schending van dit artikel door de opdrachtgever, en vergoedt de daarmee samenhangende kosten.
Artikel 16 Intellectueel eigendom
16.1 Door Recruitin gebruikte voorstellen, plannen, databases, werkwijzen, assessments en tests blijven eigendom van Recruitin of haar licentiegevers.
16.2 De opdrachtgever mag deze niet publiceren, reproduceren of voor een ander doel gebruiken dan de uitvoering van de overeenkomst, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Recruitin.
16.3 Recruitin verklaart dat, voor zover zij weet, het gebruik van deze zaken geen inbreuk maakt op in Nederland geldende intellectuele-eigendomsrechten van derden.
Artikel 16a Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)
16a.1 Recruitin gebruikt AI-hulpmiddelen bij het zoeken naar en matchen van kandidaten (zoek- en matchingfuncties in systemen van derden) voor teksten, en voor het opstellen van geanonimiseerde profielen en voordrachten via een AI-dienst waarmee zij een verwerkersovereenkomst heeft gesloten. Recruitin voert geen persoonsgegevens in AI-diensten waarmee zij geen verwerkersovereenkomst heeft gesloten, met één uitzondering: het zoeken naar kandidaten in LinkedIn Recruiter op de licentie van Recruitin kan worden uitgevoerd door een AI-assistent zonder verwerkersovereenkomst, die daarbij de beroepsprofielen in de zoekresultaten ziet. Profielen en voordrachten maakt Recruitin daarna uitsluitend via de AI-dienst met verwerkersovereenkomst. Recruitin houdt een register bij van de AI-systemen die zij gebruikt en beoordeelt per systeem of het onder hoog risico voor werving en selectie valt. Als gebruiksverantwoordelijke neemt zij de op haar rustende verplichtingen uit Verordening (EU) 2024/1689 in acht.
16a.2 Recruitin laat AI niet bepalen of een kandidaat wordt benaderd, voorgedragen of afgewezen. Matching- en zoekfuncties in systemen van derden kunnen profielen in een volgorde of met een matchpercentage tonen; Recruitin gebruikt dat uitsluitend als zoekhulpmiddel. Een medewerker leest het profiel en beslist, en geen besluit berust uitsluitend of doorslaggevend op die uitkomst.
16a.3 Recruitin gebruikt geen AI voor emotieherkenning, persoonlijkheidsanalyse uit stem of beeld, of biometrische categorisering van kandidaten.
16a.4 Een beoordeling of samenvatting van Recruitin is een advies. De opdrachtgever neemt geen besluit over een kandidaat dat uitsluitend of doorslaggevend daarop berust, zonder eigen inhoudelijke beoordeling, en blijft verantwoordelijk voor AI-systemen die hij zelf inzet.
16a.5 AI-gegenereerde realistische personen, stemmen of beelden in campagnes die Recruitin voor de opdrachtgever maakt, worden als zodanig gelabeld; de opdrachtgever verwijdert dat label niet.
16a.6 Op verzoek informeert Recruitin de opdrachtgever welke software bij het zoeken en matchen voor een opdracht is gebruikt.
Artikel 17 Slotbepalingen
17.1 Recruitin spant zich volledig in om opdrachtgevers en kandidaten naar beste vermogen van dienst te zijn.
17.2 Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem.
17.3 Op alle overeenkomsten, introducties, aanbiedingen en handelingen van Recruitin is Nederlands recht van toepassing, ook als opdrachtgever en/of kandidaat in het buitenland gevestigd of woonachtig is.
17.4 Recruitin kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Wijzigingen gelden 30 dagen nadat Recruitin de opdrachtgever daarvan schriftelijk in kennis heeft gesteld; lopende opdrachten en introducties blijven vallen onder de versie die gold op de datum van de opdrachtbevestiging of voorstelbrief.
General Terms and Conditions Recruitin B.V. (English translation)
Explanatory note
These are our general terms and conditions. They apply to the services of Recruitin: 1. Recruitment Process Outsourcing (RPO), 2. Interim recruitment, 3. Recruitment and selection, 4. Recruitment marketing. The note below briefly explains these services; no rights can be derived from it. Only the full text of these terms is binding.
1. Recruitment Process Outsourcing (RPO): Recruitin takes over (part of) an organisation's recruitment process, including attracting, selecting and hiring talent, with the aim of a more efficient, higher-quality and scalable recruitment process.
2. Interim recruitment: Recruitin is deployed temporarily to support an organisation's recruitment process.
3. Recruitment and selection: on request we recruit and select one or more candidates to work directly for, or in the direct employment of, the client. A fee is payable, based on the candidate's salary or the all-in rate the candidate charges. The decision to enter into an (employment) agreement with a candidate always rests with the client. In an assignment, part of the fee (the start fee and the interview fee) is payable even if no placement follows (articles 8.4 and 8.5). For an unsolicited candidate proposal (introduction), a fee is only payable upon placement.
4. Recruitment marketing: all activities aimed at attracting, engaging and persuading potential candidates for current and future vacancies at the client. A fee is payable, based on the activities and channels used; we provide a quotation in advance.
Article 1 Definitions
Recruitin: Recruitin B.V., registered with the Netherlands Chamber of Commerce under number 75303647, VAT number NL860230533B01, with its office at Philippus Gastelaarsstraat 21B, 6981 BH Doesburg, intermediary (contractor) between client and candidate.
Client: the natural or legal person with whom Recruitin enters into an assignment or to whom Recruitin introduces a candidate.
Assignment: the instruction given by the client to Recruitin to recruit and select candidates for a position specified by the client, with the aim of establishing a direct employment agreement between the candidate and the client., or to perform the other activities described in the assignment confirmation (RPO, interim recruitment, recruitment marketing).
Assignment confirmation: the document sent by Recruitin to the client by which the assignment is concluded, describing at least the working method, fees, expenses and method of payment.
Introduction: the presentation of a candidate by Recruitin on its own initiative, without an assignment, to a (prospective) client, as referred to in article 3.4.
Introduction letter: the document (by e-mail, as an attachment or via a personal web page) by which Recruitin introduces a candidate and in which the rate is stated.
Candidate: the person involved in Recruitin's recruitment and selection activities on behalf of the client.
Presentation: the submission by Recruitin to the client of a curriculum vitae or information identifying the candidate, even if that information contains no name or contact details.
Placement: the moment at which the client, for itself, through and/or for third parties, reaches agreement on an employment relationship of any kind with a candidate offered by Recruitin in the context of an assignment or an introduction; at the latest upon signing or upon commencement of work, whichever is earlier.
Employment agreement: as defined in the Dutch Civil Code.
Employment relationship: an employment agreement between the client and the candidate, a civil service appointment, or a contract for services, a contract for work or the provision of the candidate's services by a third party.
Gross annual salary: twelve times the agreed gross monthly salary on a full-time basis, plus holiday allowance, a fixed thirteenth month and other fixed allowances.
Offer: all legal acts aimed at concluding assignments or other (framework) agreements, including proposals, introduction letters, quotations and price estimates.
Fee: the remuneration payable by the client to Recruitin.
Complaint: any written expression of dissatisfaction with the performance of Recruitin's services.
Article 2 Applicability
2.1 These general terms apply to all assignments, introductions, offers and agreements regarding the recruitment and selection of personnel by Recruitin. They also apply to RPO, interim recruitment and recruitment marketing; fee, term, notice and any advertising budget are then set out in the assignment confirmation, which prevails in case of conflict. These terms apply exclusively to clients acting in the course of a profession or business. Purchasing or other terms of the client do not apply and are expressly rejected. Deviating terms only form part of an agreement if Recruitin has expressly accepted them in writing.
2.2 These terms are drawn up in Dutch and translated into English. In the event of any difference between the two versions, the Dutch text prevails.
Article 3 Assignment and introduction
3.1 These general terms apply between Recruitin and the client as soon as the client (a) approves an assignment confirmation or introduction letter, by e-mail or digital approval; or (b) after receiving an introduction letter that refers to these terms and the fee, enters into a meeting or interview with the presented candidate. Recruitin sends these terms with every assignment confirmation and introduction letter, as an attachment or via a link. Use or disclosure of candidate information other than permitted in article 15.3 does not affect the client's obligations.
3.2 Each (partial) recruitment and selection assignment ends by operation of law as soon as a placement occurs.
3.3 Recruitin draws up a written assignment confirmation for each assignment and makes every effort to comply with it. The confirmation sets out the terms under which Recruitin offers candidates.
3.4 Recruitin may also, on its own initiative and without an assignment or request, introduce potentially suitable candidates to a (prospective) client with a view to (possible) vacancies. An introduction is without obligation and is made by means of an introduction letter. The introduction letter states the rate; these general terms are enclosed or made available via a link. Recruitin only introduces a candidate after that candidate has consented to being presented to the client concerned; Recruitin records that consent verifiably.
3.5 Recruitin may use the client's trade name and logo/brand free of charge when recruiting candidates for the client, solely for the assignment concerned and until it ends, unless the client indicates otherwise.
3.6 Recruitin invoices the remaining fee at the moment of placement (see the definition in article 1).
3.7 Recruitin may engage third parties in performing an assignment.
3.8 In short, for anyone receiving an unsolicited candidate proposal from Recruitin: (1) a meeting, interview or request for more information costs nothing (article 8.5); (2) the fee is only payable upon a placement within 12 months of the introduction letter, at the rate stated in that letter (articles 8.4 and 8.6); (3) you first receive a profile without a name; name and contact details follow only after the candidate has given renewed consent (article 6.1); (4) you may share the profile with colleagues and group companies assessing the candidate and delete it within four weeks of deciding not to hire the candidate; no response within four weeks of the presentation counts as that decision (article 15.3).
3.9 In interim recruitment, Recruitin works under its own management and supervision and performs the assignment independently; this does not constitute the provision of personnel. The client gives no instructions on how the work is performed, only on its objective and the vacancies Recruitin works on.
Article 4 Obligations of the client
4.1 In performing the assignment Recruitin relies on the information provided by the client about the desired profiles, work experience and educational requirements, and assumes that this information is correct and timely.
4.2 The client provides Recruitin with all information relevant to the services, including at least organisational changes, changes of location and changes in staffing.
4.3 The client cooperates as required and makes time available for, among other things, interviews with candidates.
4.4 The client treats all information about candidates as confidential and uses it for no purpose other than assessing the candidate for the vacancy concerned, unless both the candidate and Recruitin consent in advance.
4.5 The client deals correctly and carefully with the presented candidate and the information provided, and reports to Recruitin within five working days after an (introductory) interview.
Article 5 Force majeure
5.1 A party is not obliged to perform any obligation if this is impossible due to a circumstance that is not its fault and is not for its account by law, legal act or generally accepted views. Payment obligations remain in force.
5.2 Force majeure means a circumstance that cannot be attributed to the party concerned, such as strikes, failure of energy or internet services, or government measures.
5.3 The party invoking force majeure informs the other party immediately in writing, with a description and an estimate of its duration.
5.4 The parties may suspend their obligations during force majeure. If force majeure lasts longer than 30 days, either party may terminate the agreement in writing without any obligation to pay damages.
Article 6 Proposal and agreement
6.1 Recruitin presents candidates without (having to) provide names and contact details; these follow after the client has approved the proposal and the candidate has given renewed consent. By approving the proposal of a candidate, the client declares that meeting that candidate and any subsequent candidates takes place subject to these general terms. An agreement is concluded upon Recruitin's receipt of the approval.
6.2 The client is given the opportunity to hold introductory interviews with the presented candidate.
6.3 Recruitin decides, on the basis of the information provided, which candidates it presents. The client may reject a presented candidate and will, on request, give written reasons. The choice of which candidate is hired rests with the client, unless agreed otherwise.
Article 7 Liability
7.1 Nothing in this article limits liability for damage resulting from intent or deliberate recklessness on the part of Recruitin. The client is responsible for its final choice of a candidate.
7.2 Before entering into an employment contract, the client forms its own judgement of the candidate's suitability. Recruitin exercises due care, but this does not release the client from its duty to investigate. Recruitin is not liable if the candidate does not meet expectations, or for damage resulting from incorrect or incomplete information from the client or the candidate, unless Recruitin knew or should have known this.
7.3 Recruitin is not liable if the candidate turns out not to meet the client's requirements or expectations.
7.4 Recruitin is not liable for any damage suffered by the client or third parties as a result of negligent or wrongful acts of a candidate during the selection procedure or after entering into an (employment) agreement.
7.5 Nor is Recruitin liable for damage if a candidate offered decides not to enter into an employment relationship or ends it (prematurely).
7.6 The client indemnifies Recruitin against third-party claims resulting from information or instructions of the client or from an attributable failure of the client.
7.7 In all other cases Recruitin's liability is limited to the client's direct damage up to the amount Recruitin invoiced for the assignment or introduction concerned, with a maximum of € 10,000. This limitation does not apply in case of intent or deliberate recklessness on the part of Recruitin. Liability for indirect damage, including delay, business interruption, reputational damage, loss of profit and lost savings, is excluded.
Article 8 Notification, fee and costs
8.1 The client informs Recruitin immediately of the placement of the candidate and confirms the start date and the agreed gross annual salary in writing within 7 days.
8.2 The client and the candidate decide whether, and on what terms, they enter into an employment relationship.
8.3 For the purposes of these terms, a candidate presented by Recruitin counts as introduced by Recruitin, even if the client later approaches the candidate directly. This does not affect the candidate's rights.
8.4 The total fee is 25% of the candidate's gross annual salary, unless a different percentage has been agreed in the assignment confirmation or introduction letter. The fee is invoiced in three instalments: (a) a start fee of 10% of the total fee at the start of the assignment; (b) an interview fee of 20% of the total fee as soon as the client invites one or more presented candidates for an interview (not for an introduction, see article 8.5); (c) the remaining 70% upon placement. As the gross annual salary is not yet known at the start of an assignment, the start fee and interview fee are calculated on the salary level of the vacancy stated in the assignment confirmation and settled upon placement. The assignment confirmation states the start and interview fees in euros. The interview fee is payable once per assignment. For a contract for services, the gross annual salary is the agreed hourly rate multiplied by 1,800 hours, or the contractual annual volume if lower.
8.5 The start fee and the interview fee do not depend on a placement and are not refunded, including if the assignment ends without a placement. For an introduction (article 3.4) no start fee and no interview fee are payable: a meeting, interview or request for further information costs the client nothing. Only upon placement is the total fee payable.
8.6 The (prospective) client also owes the fee if, even after an initial rejection, it enters into an employment relationship of any kind, for itself, through and/or for third parties, with a candidate presented by Recruitin, for the same or another position, within 6 months after the end of an assignment or within 12 months after the date of the introduction letter or first presentation.
8.7 No fee is payable if, within 10 working days after Recruitin has provided the candidate's name and contact details (article 6.1), the client notifies Recruitin in writing and demonstrably that the candidate applied to the client directly or was presented by another party in the preceding 6 months.
8.8 All prices are in euros and exclusive of VAT.
8.9 Other costs, such as the candidate's travel and accommodation costs in connection with the selection procedure, are incurred in consultation with the client and charged separately.
8.10 The amount of the recruitment costs for an assignment is stated in the assignment confirmation.
8.11 The client is responsible for meeting the conditions for employing the candidate, including, for a highly skilled migrant, recognised sponsor status with the IND and the salary criterion. The fee is payable from placement, even if a residence or work permit application is subsequently refused, unless the parties agree otherwise in writing.
Article 9 Non-solicitation
9.1 During the term of the agreement and for twelve months after its termination, the client may not directly or indirectly employ or engage employees of Recruitin or self-employed persons engaged by Recruitin with whom the client came into contact during the assignment, without Recruitin's written consent.
9.2 In the event of a breach the client forfeits an immediately payable penalty of € 10,000 per breach, plus € 1,000 for each day the breach continues, up to a maximum of € 25,000 per breach. The penalty is without prejudice to Recruitin's right to claim performance.
Article 10 Invoices
10.1 The client pays each invoice within 21 calendar days of the invoice date.
10.2 In case of late payment the client is in default by operation of law and owes interest of 1% per (part of a) calendar month on the outstanding amount from the due date.
10.3 The client may not set off the invoice amount or suspend payment, except up to the amount of a counterclaim acknowledged by Recruitin or established by final judgment.
10.4 All judicial and extrajudicial (collection) costs are for the client's account. Extrajudicial costs amount to 15% of the outstanding principal (excluding VAT and interest) up to € 2,500, 10% on the excess up to € 5,000, 5% on the excess up to € 10,000 and 1% on any further excess, with a minimum of € 250 per claim.
10.5 If several candidates from one preselection join the client, the full fee is payable per candidate; start and interview fees already paid for the same assignment are deducted once.
10.6 Objections to an invoice must be reported to Recruitin in writing within 14 days of the invoice date, failing which any claim lapses.
Article 11 Guarantee
11.1 If the candidate terminates the employment agreement on their own initiative within the statutory probationary period, and no later than two months after the first working day, Recruitin will once present one replacement candidate who meets the original profile, free of charge.
11.2 The guarantee only applies if all of Recruitin's invoices for this assignment have been paid in full and on time, and the client reports the departure in writing within 5 working days.
11.3 The guarantee does not apply in the event of termination by the client, reorganisation, illness, a change of position (responsibilities, tasks, terms of employment and/or location) or a refusal by the IND.
11.4 Invoiced fees and costs are not refunded, except where Recruitin does not present the replacement candidate under article 11.1 within 60 days of notification; Recruitin then credits 25% of the placement fee. In all other cases the fee remains payable in full.
Article 12 Complaints procedure
12.1 This complaints procedure forms part of the general terms and aims to handle complaints from clients, candidates and other parties carefully and promptly.
12.2 A complaint is any written expression of dissatisfaction with the services, including failure to meet agreements, quality problems and communication or conduct of Recruitin or its staff.
12.3 Complaints are submitted in writing to warts@recruitin.nl or by post to Philippus Gastelaarsstraat 21B, 6981 BH Doesburg.
12.4 A complaint contains at least the name and contact details of the complainant, a description of the complaint, the date on which the problem occurred and any relevant documents.
12.5 Clients must submit complaints no later than 15 days after they became or could have become aware of the problem; later complaints are not handled unless Recruitin decides otherwise. For candidates and other parties concerned this is a target term. Requests and complaints under the GDPR are handled by Recruitin in accordance with its privacy statement.
12.6 Within 5 working days Recruitin confirms receipt and the expected handling time; within 15 working days Recruitin informs the complainant of the outcome and any measures, or explains why the complaint is unfounded.
12.7 If the complaint concerns an employee or candidate, that person is informed and given the opportunity to respond.
12.8 Within 14 days of the outcome, the complainant may request a review by an independent person. Recruitin may engage a mediator; the costs are shared by agreement. Submitting a complaint is free of charge and does not affect the complainant's statutory rights.
Article 13 Prevention of discrimination
13.1 The client and Recruitin only set job-relevant requirements and make no prohibited distinction on grounds of religion, belief, political opinion, sex, race, nationality, sexual orientation, marital status, disability, chronic illness, age or any other ground.
Article 14 Confidentiality
14.1 The parties treat as confidential all information they know or should understand to be confidential, including in any case rates and (personal) data of candidates, unless disclosure is required by law or court order.
14.2 The parties impose this duty of confidentiality on their employees and on third parties they engage.
Article 15 Privacy and personal data
15.1 In recruitment and selection and in introductions, Recruitin and the client are each independent controllers within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) for the candidate personal data they exchange, and process it in accordance with the GDPR. Where Recruitin processes candidate personal data on behalf of the client in RPO, interim recruitment or recruitment marketing, for example in the client's systems or via an advertising form, Recruitin acts as processor and the parties conclude a data processing agreement, which prevails over these terms in case of conflict. Recruitin only engages sub-processors listed in that agreement. Where Recruitin also uses data for its own candidate database, it is an independent controller for that. This only happens if the candidate has given separate consent and this is recorded in the assignment confirmation.
15.2 Recruitin only provides a candidate's personal data after the candidate has consented to this for the client concerned, and solely for assessing the candidate for the vacancy for which they were presented.
15.3 The client uses this data only for that purpose, shares it only with persons within its organisation and group who are involved in assessing the vacancy, and deletes it within four weeks of deciding not to hire the candidate, unless the candidate consents to longer retention. No response within four weeks of the presentation counts as a decision not to hire. If the candidate withdraws consent, the client deletes the data within five working days of notification by Recruitin. Deletion of data and withdrawal of consent do not affect article 8.6; Recruitin keeps proof of the presentation and shows it on request.
15.4 The client may not use (assessment) reports on candidates or provide them to third parties without the prior written consent of the candidate and of Recruitin.
15.5 The parties inform each other without delay of any personal data breach affecting the other, and cooperate with candidates' requests for access, rectification or erasure.
15.6 Recruitin processes candidates' personal data in accordance with its privacy statement on recruitin.nl, secures it with appropriate measures and deletes it within the periods stated there.
15.7 The client indemnifies Recruitin against claims by candidates or third parties arising from a breach of this article by the client, and reimburses the related costs.
Article 16 Intellectual property
16.1 Proposals, plans, databases, methods, assessments and tests used by Recruitin remain the property of Recruitin or its licensors.
16.2 The client may not publish, reproduce or use these for any purpose other than performing the agreement without Recruitin's prior written consent.
16.3 To the best of Recruitin's knowledge, the use of these items does not infringe third-party intellectual property rights applicable in the Netherlands.
Article 16a Use of artificial intelligence (AI)
16a.1 Recruitin uses AI tools when searching for and matching candidates (search and matching functions in third-party systems) for texts, and for drafting anonymised profiles and introductions through an AI service with which it has concluded a data processing agreement. Recruitin does not enter personal data into AI services with which it has no data processing agreement, with one exception: searching for candidates in LinkedIn Recruiter on Recruitin's licence may be carried out by an AI assistant without a data processing agreement, which in doing so sees the professional profiles in the search results. Recruitin then drafts profiles and introductions exclusively through the AI service with a data processing agreement. Recruitin keeps a register of the AI systems it uses and assesses per system whether it falls within the high-risk category for recruitment and selection. As a deployer it observes its obligations under Regulation (EU) 2024/1689.
16a.2 Recruitin does not let AI decide whether a candidate is approached, presented or rejected. Matching and search functions in third-party systems may show profiles in an order or with a match percentage; Recruitin uses this solely as a search aid. An employee reads the profile and decides, and no decision is based solely or decisively on that output.
16a.3 Recruitin does not use AI for emotion recognition, personality analysis from voice or images, or biometric categorisation of candidates.
16a.4 An assessment or summary by Recruitin is advice. The client does not take a decision about a candidate based solely or decisively on it without its own substantive assessment, and remains responsible for AI systems it uses itself.
16a.5 Realistic AI-generated people, voices or images in campaigns Recruitin creates for the client are labelled as such; the client does not remove that label.
16a.6 On request, Recruitin informs the client which software was used for searching and matching in an assignment.
Article 17 Final provisions
17.1 Recruitin makes every effort to serve clients and candidates to the best of its ability.
17.2 Disputes shall be submitted exclusively to the District Court of Gelderland, Arnhem location.
17.3 Dutch law applies to all agreements, introductions, offers and acts of Recruitin, even if the client and/or candidate is established or resident abroad.
17.4 Recruitin may amend these general terms. Amendments apply 30 days after Recruitin has notified the client in writing; ongoing assignments and introductions remain subject to the version in force on the date of the assignment confirmation or introduction letter.